Hoe het automatiseren van het inkoopproces de planten nog beter deed groeien

Als beginpunt hebben wij samen met Michiel een brainstormsessie gehad. Tijdens deze sessie hebben we besproken en uitgetekend wat zijn doelen zijn met deze automatisering.

Onze developers zijn begonnen met een eerste opzet, de doelen zijn duidelijk. Aangezien dit proces groot is en veel stappen bevat, hebben we het opgedeeld in diverse sprints. Daarbij zijn we begonnen met de inkopers met het grootste aantal inkooporders. Denk bijvoorbeeld aan het verpakkingsmateriaal, dit is niet te koop op de webshop maar moet wel ingekocht worden. Er wordt hiervoor een inkooporder aangemaakt wanneer het verpakkingsmateriaal laag in voorraad is. Deze order hoeft enkel nog handmatig verstuurd te worden, omdat de leverancier op deze manier te werk gaat. Later hebben we een directe koppeling met de plantenveiling toegevoegd, verser kunnen de planten niet geleverd worden! Deze inkooporders worden automatisch verzameld en geplaatst.

Er is besloten om gelijk aan de slag te gaan met het geautomatiseerde proces. Gedurende de eerste maanden na livegang hebben wij veel gemonitord en indien nodig functies aangepast. Tijdens het gebruik van dit proces kwamen er nog enkele additionele wensen naar voren, zoals automatische inkooporders op basis van forecasting en op data gebaseerde voorraad. De data laten zien wanneer een product populair is en hoeveel er verkocht worden. Op basis van de forecast zal er altijd het juiste voorraadniveau worden aangehouden en automatisch besteld wanneer dit niet zo is. Een prachtige feature!

Al deze features hebben betrekking op de backend van de webshop, maar wat merken de klanten hiervan? Heel veel, ze grijpen namelijk nooit meer mis! Maar dat is niet alles, met deze automatisering hebben we ook de klantenservice een groot deel kunnen ontlasten. Hoe? Tijdens de checkout is er een mogelijkheid om de leverdatum te kiezen. De beschikbaarheid van deze data is gebaseerd op de voorraad, eventuele inkooporders en verwerkingstijd. Wanneer de klant een plant in zijn checkout heeft die niet op voorraad is, past de leverdatum zich automatisch aan. Op deze manier zijn de leverdata zo accuraat mogelijk en vragen de klanten zich niet af waar hun geliefde planten blijven! Win-win, toch?